مروري بر مراحل الگوبرداري (BENCHMARKING) در سازمانهاي پيشرو
نويسنده: مهدي صادقي نياركي
سال انتشار: 1389
منبع:
امروزه در عرصه رقابت و رقابت پذيري جهاني ، بكارگيري تجربيات موفق سازمانها نقشي سازنده در كلان نگري و مطلوبيت مديريت ايفـا مي نمايد ، سازمانها بجاي بكارگيري فرايند زمانبر ايــجاد دانش ، بيشتر بر استفاده از تجربيات موفق سازمانـــها راغب مي باشد . لذا الگو برداري و ترازيابي در بهنگام سازي سازمانها نقش حايز اهميتي دارد .
در اين مقاله به مراحل فرآيند الگوبرداري و توضيح پيرامون مرحله طرحريزي مي پردازيم :
– مرحله اول (مرحله طرح ريزي ) : مطالعه و شناخت فرآيندهاي سازمان خود
– مرحله دوم ( مرحله جستجو ) : يافتن طرفين و شركاء الگو برداري
– مرحله سوم ( مرحله مشاهده ) : مطالعه فرآيندهاي شريك الگوبرداري
– مرحله چهارم ( مرحله تجزيه و تحليل ) : بررسي و تحليل تفا وتهاي مابين فرآيند هاي سازمان خود و فرآيند شريك الگوبرداري
– مرحله پنجم ( مرحله تطبيق ) : اجراي بهبود ها بر اساس آنچه از شريك الگوبرداري آموخته ايم .
سازمان به دلايل ذيل از ابزار الگوبرداري استفاده مي تواند :
– الگوبرداري به سازمان كمك مي نمايد ، ديدگاه انتقاد آميزي را نسبت به فرآيندهاي خويش داشته و آنرا توسعه دهد .
– الگوبرداري ، يك فرآيند فعال يادگيري وآموختن را در شركت ارتقاء بخشيده و سازمان را به تغيير در جهت بهبود تحريك مي كند و موجب تعامل ميان سازمانهاي يادگيرنده و ياد دهنده مي گردد .
– در خلال فرآيند الگو برداري سازمان مي تواند منابعي براي بهبود پيدا كند و همچنين مي تواند روشهاي تازه اي براي انجام كارها ، خارج از سازمان وتشكيلات خود بيابد .
– در خلال الگوبرداري ، نقاط مرجعي براي اندازه گيري عملكرد فرآيندهاي سازمان ايجاد مي گردد .
بر طبق مطالعات انجام گرفته ،50 درصد زمان الگوبرداري در مرحله طرح ريزي صرف مي گردد . اين نكته حايز اهميتي براي سازمانهايي كه در مسير الگو برداري گام نهاده اند ، محسوب ميگردد كه ابتدا مي بايست شناخت دقيقي از فرآيندهاي خويش داشته باشند و سپس به سمت شريك الگوبرداري بروند .
فعاليتهايي كه در اين مرحله بايد انجام شوند عبارتند از :
• گام اول : انتخاب فرآيندي كه بر اساس استراتژي شركت بايد الگوبرداري شود .
• گام دوم : تشكيل تيم الگوبرداري
• گام سوم : درك و مستند كردن فرآيندي كه الگوبرداري مي شود .
• گام چهارم : ايجاد معيارهاي اندازه گيري عملكرد فرآيند .
گام اول ( انتخاب فرايندي كه بايد الگوبرداري شود ) :
بدين منظور مي توان از زير بند 8-4 استاندارد ISO 9001 جهت انجام تحليل داده ها در سازمان استفاده نمود . مواردي كه در اين زير بند استاندارد مورد نظر مي باشد عبارتــــــست از تعيين ، جمع آوري و تحليل داده هاي لازم كه نمايان مي سازد در چه حوزه هايي بهبود مداوم اثربخشي سيستم مديريت كيفيت صورت مي پذيرد .
گام دوم ( تشكيل تيم الگوبرداري ) :
پس از مشخص شدن فرآيندي كه بايد الگــــوبرداري شود بايد تيم هاي لازم براي انجام اين كار تشكيل شود . اين تيم ها اغلب از نوع تيم هاي بهـبود فرآيند تشكيل مي گردد . تيم هاي بهبود فرآيند ، معمولا به طور پيوسته سيستم ها و فرآيندهاي سازماني را مورد بررسي قرار داده و با طــــراحي مجدد ، بهبود بخشيدن ، ساده ، موثر و كارا نمودن فرايندها و نهايتا رسيدن به بهره وري با استفاده از فرايندهاي بهبود يافته ، فعاليت مي نمايند .
اعضاء تيم الگوبرداري متشكلند از مـــتولي فرايند ، اپراتور فرايند ( كساني كه فرايند را اجرا مينمايند ) ، نماينده مديريت جهت ضمانـــــت اجرايي تصميمات و تامين منابع لازم جهت ايجاد بهبود ، نيز تامين كنندگان و مشتريان هم مي تواند عضو تيم الگوبرداري باشند .
لازم بذكر مباحث مرتبط با بهبود در بند 8-5 استاندارد و نماينده مديريت ، نيز وظايف مربوط به آن در بند 5 استاندارد ، يعني مسئوليت مديريت آمده است ، لذا سازمانهايي سيستم مديريت كيفيت بر مبنا، ISO 9001 را استقرار داده اند بهتر مي تواند فرآيند الگوبرداري را اجرا نمايند .
گام سوم ( درك ومستند كردن فرايندي كه بايد الگوبرداري مي شود ) :
اينـجا نيز طبق زير بند 4-1 استاندارد ، كه الزامات عمومي سيستم مديريت كيفيت را بيان مي دارد ، اشاره دارد كه فرايندها و توالــــــي و تعامل بين آنها بايد شناسايي شوند ، لذا در سازمانهايي كه سيستم مديريت كيفيت در انها استقرار يافته فرآيندها مســــتند گرديده و تعاملات و توالي آنها نيز معين گرديده است بنابراين چنين سازمانهايي در انجام فرآيند الگوبرداري به دليل وجود فرايند هاي مستند شــده راحتر و سريعتر عمل مي نمايد ، اين بدان معنا نيست كه در سازمانهايي سيستم مديريت كيفيت استقـرار نيافته است نتوان فرآيند الگو برداري را انجام داد ، در اين سازمانهاي نيز مي توان ورودي ها و خروجي هاي مرتبـط با فعاليت مورد الگوبرداري شناسايي نمود و منايع و موارد كنترل ان فعـاليت نيز شناسايي كرد و توالي و تعاملات آن فعاليت را با فعاليتهاي ديگر سازمان مشخص نمود ، تمامي اين موارد ، اگر مســـتند گردند به درك و مستند ساختن فرآيندي كه الگو برداري ميشود كمك مي نمايد .
گام چهارم ( ايجاد معيارهايي اندازه گيري عملكرد فرآيند ) :
در اين مرحله سازمان مي بايســـــت به منظور بررسي و اطلاع از وضعيت عملكرد فرآينـــدها در پارامتر هايي نظير كيفيت ، هزينه ، زمان اقدام مقتضي نموده و در بازده هــــاي زماني مناسب نسبت به اندازه گيـــري و سنجــــش انها اقدام نمــايد . طبق زير 8-2-3 استاندارد ISO 9001 سازمان مي بايست روشي را براي پايش و سنجش معيار هاي اندازه گيري عملكرد فرايند ها تعيين و ثبت نمايد . لذا در اين سازمانها انجام فرآيندهاي الگوبرداري موفقتر و باسرعت بيشتري صورت مي پذيرد.
نتيجه گيري :
همانـــطوري كه اشاره گرديد ، گام طرحريزي حدودا نيمي از زمان مورد نياز فرآيند الگوبرداري را به خود اختصاص مي دهد . در سازمانهايي كه استاندارد ISO 9001:2000 استقــرار داده انـد ، انجام فرآيند الگوبرداري باسرعت و دقت بيشتري صورت مي پذيرد ، در نتيجه اين سازمانها در انجــام فرآيند الگوبرداري نسبت به سازمانهايي كه از اين استاندارد استفاده نكرده اند، موفقتر و بهتر عمل مي كنند .
توصيه ما به سازمانها و موسساتي كه امكان استقرار سيستم مديريت كيفيت بر مبــــناء استاندارد ISO 9001 ندارد اينست كه با مطابقـــــت نمودن گام هاي اجــرايي در مرحله طرحريزي از فرآيند الگوبرداري و الزامات مورد نظر بندها و زير بندهاي استاندارد سيستم مديريت كيفيـت ، در راستاي اجراي اثربخش و سريعتر الگوبرداري براي بهبود در سازمان خويش گام بردارند .
منابع و ماخذ :
www.benchnet.com
www.imi-ir.org/tadbir/tadbir-120
www.qm-conference.com/sevom.ht
– استاندارد ISO 9001 (سيستمهاي مديريت كيفيت – الزامات) انتشارات موسسه استاندارد وتحقيقات صنعتي ايران- 1380
– راهنماي كاربردي روش بهبود تطبق ، مترجم دكتر علي محمد كيمياگري با – ناشر مركز نشر دانشگاه صنعتي امير كبير – 1378
اقا خیلی وبسایتتون عالیه